Футболки для конференции и форума: как посчитать тираж от даты, разделить волонтёров и гостей и успеть к открытию

Конференция и форум — мероприятие с жёстким дедлайном. Футболки нужны к открытию, а список участников и волонтёров меняется почти до последнего дня. Поэтому заказ удобнее строить от даты события, а не от модели. Ниже — как посчитать тираж, разделить волонтёров и гостей по цветам, использовать ДТФ, если времени мало, и не потерять срок на согласовании.

Считаем от даты, а не от модели

Начните с даты открытия и идите назад. Сначала определите, когда мерч должен быть у организатора: за несколько дней до мероприятия, чтобы успеть раздать его по регистрации и проверить. Затем посчитайте срок производства. Изделия со склада отгружаются за 1–2 рабочих дня. С нанесением — 10–14 рабочих дней от оплаты. Если выбрана сложная модель с нанесением, которое требует образца, добавьте 7–10 рабочих дней на образец и 10–14 рабочих дней на производство тиража.

Добавьте запас на согласование макета и на доставку. Доставка у нас работает только через транспортную компанию по выбору клиента, либо тираж можно забрать из шоурума в Москве. Срок перевозчика нужно учитывать отдельно, потому что он зависит от направления. Подробнее об этом — в статье «Доставка мерча по России: какую транспортную компанию выбрать, когда удобнее самовывоз и как не потерять срок».

Если до открытия остаётся меньше двух недель, выбирайте простые модели без образца и быстрое нанесение. Сложные варианты с пошивом под заказ в такой срок обычно не успевают.

Если дата открытия совпадает с выездом гостей или спикеров, учтите и доставку до площадки: мерч должен приехать заранее, а не в день открытия. Для этого срок перевозчика нужно добавить в график отдельной строкой.

ДТФ под дедлайн

Когда времени мало, ДТФ — быстрый вариант нанесения. Печать идёт на принтере Epson i3200 с белой подложкой, которая входит в стоимость.Минимальный заказ — 10 штук.

Ограничение одно: ДТФ печатает только по хлопку и смесям с хлопком. Если модель из синтетики, ДТФ не подойдёт, и лучше выбрать шелкографию или вышивку. Для большинства конференционных футболок из хлопка этого достаточно. Про печать на тёмных футболках, которая требует особого подхода, — в статье «Печать на черных футболках: почему это сложнее и какую технологию выбрать».

Если дедлайн совсем близко, сразу сообщите, что тираж срочный. Это меняет порядок работы и позволяет быстро проверить, подходит ли выбранная модель под ДТФ.

Волонтёры и гости: разделяем цвета

Волонтёры и гости обычно получают разные футболки. Волонтёрам нужна яркая, заметная вещь: их должно быть видно в толпе. Гостям можно предложить более спокойный вариант или сделать мерч бесплатным сувениром. Так вы сразу разделите зону ответственности.

Здесь важен один расчётный момент. Тираж считается по каждому цвету изделия отдельно. Если вы делите тираж на два цвета по 80 штук, каждый попадает в ступень 50, а не 100. Иногда это выгодно, а иногда дороже, чем единый тираж. Посчитайте оба варианта в калькуляторе.

Печать при этом считается по суммарному тиражу каждого дизайна по всем моделям. Если логотип одинаковый на всех футболках, суммарный тираж печати больше, и это может снизить стоимость нанесения.

Если разделение нужно только для удобства, а не по бюджету, можно обойтись одним цветом футболки и разными стикерами или бирками. Так тираж останется единым, и ступень цены не изменится.

Размеры и смены

Размеры удобно собрать через форму регистрации: волонтёры указывают размер при подаче заявки. Гостям размеры обычно не нужны, если выбран свободный крой. Если размер для волонтёров важен, соберите таблицу заранее, за две–три недели до открытия.

Учтите 3XL и больше: каждый такой размер добавляет +10% к цене. Общий размерный ряд по тиражу разбираем в статье «Размерный ряд футболок для заказа: как разложить тираж по размерам без лишних остатков».

Если список волонтёров меняется, держите запас умеренным. Добрать тираж можно повторным заказом без образца, но учтите, что цена считается по ступени тиража, и добор может её изменить. Поэтому удобнее заранее решить, кто получит мерч в первую очередь.

Модели для конференции

Для волонтёров чаще выбирают Premium 180 или 210 г/м²: такая футболка держит форму в течение длинного дня. Для гостей, особенно если мерч — сувенир, подойдёт Basic 150 г/м². Для организаторов и спикеров, которым нужна более тёплая вещь на прохладную погоду, можно добавить худи Premium 320 с начёсом.

Полный список моделей — в каталоге.

Регистрация — момент, когда мерч раздают, поэтому важно разложить футболки по размерам и цветам заранее, по коробкам с подписями. Тогда очередь не растёт, а волонтёры быстрее находят нужный размер. Попросите организатора собрать список участников с размерами не позже чем за неделю до открытия. Это даст время на допечатку, если что-то не сойдётся.

Что сделать до заказа

• Назначьте дату, к которой мерч должен быть у организатора, и посчитайте срок назад.
• Разделите тираж на волонтёров и гостей, и решите, какие цвета нужны каждой группе.
• Соберите размеры через форму регистрации или таблицу внутри команды.
• Пришлите макет в векторе или растром 300 dpi в реальном размере, укажите место нанесения.
• Согласуйте оплату: работаем с предоплатой 100%, отсрочки нет.

Если тираж неизвестен, закладывайте запас, но не слишком большой: лишние футболки после мероприятия обычно остаются на складе организатора. Расчёт поможет увидеть, где проходит граница ступеней. Откройте калькулятор, чтобы сравнить варианты, или выберите модель в каталоге.

Если все пункты готовы, отправьте заявку через калькулятор: расчёт делаем в день обращения. Чем раньше вы пришлёте данные, тем больше времени останется на согласование макета и отгрузку.

Что в итоге

• Считайте тираж и сроки от даты открытия назад, с запасом на доставку.
• Разделение волонтёров и гостей по цветам меняет ступень тиража, поэтому считайте оба варианта.
• Печать считается по суммарному тиражу дизайна, и единый логотип на всех моделях это учитывает.
• Для каждой группы подойдёт своя модель: Premium для волонтёров, Basic для гостей.